Ewidencjonowanie czasu pracy – obowiązek pracodawcy

Kontrola i rozliczenie czasu pracy jest jednym z ustawowych obowiązków każdego pracodawcy. Prawo pracy jasno określa, że ewidencja czasu pracy jest podstawą do sporządzania rozliczeń finansowych. Nieważne jest, ilu pracowników zatrudniamy – rozliczenie czasu pracy musi być sporządzone przed wypłatą wynagrodzeń.

W wielu firmach ewidencja czasu pracy sprowadza się do założenia, że każdy pracownik przestrzega regulaminu pracy, dlatego nie prowadzi się ewidencji – przerwę w pracy lub urlop pracownik zgłasza ustnie lub pisemnie przełożonym. Okazuje się, że nie jest to dobre rozwiązanie. Pracownicy często zapominają zgłaszać informacje, które są kluczowe dla pracodawcy.

Odpowiedzią jest sprawny nadzór pracy. Oto, co warto wiedzieć o ewidencji czasu pracy:

1. Przechowywanie sprawozdań z ewidencji czasu pracy jest obowiązkowe – okres przechowywania danych to 3 lata – tyle wynosi okres dochodzenia roszczeń  pracowniczych.
2. Pracodawca nieprowadzący ewidencji łamie prawa pracowników - podczas kontroli w firmie Inspektorat Pracy może nałożyć karę grzywny nawet do 30 tysięcy złotych.
3. Rozliczenie musi być rzetelne – w prawie pracy fałszowanie rozliczenia czasu pracy lub poświadczenie nieprawdy może być zakwalifikowane jako przestępstwo zagrożone karą pozbawienia wolności lub grzywną.
4. Prawo pracy nie określa, w jakiej formie dane te mają być przechowywane – dopuszczalne jest prowadzenie ewidencji w formie elektronicznej. Elektroniczna ewidencja czasu pracy pozwala na dokładniejszy monitoring i bieżącą kontrolę czasu pracy.
5. Jeśli inspektor udowodni, że w danej firmie kontrola czasu pracy nie była prowadzona wcale, została uzupełniona w ostatniej chwili lub została sfałszowana – może wystąpić z wnioskiem do prokuratury o podejrzenie popełnienia przestępstwa.

System kontroli czasu pracy

Dobrym rozwiązanie jest wdrożenie narzędzia do kontroli czasu pracy pracowników. Programy tego typu dostarczają rzetelnych informacji na temat rzeczywistego czasu pracy, przerw, planowanych urlopów czy zwolnień lekarskich. Ponadto dają pracownikom możliwość wglądu we własne statystyki i samodzielną kontrolę czasu pracy – w tym planowanie dni wolnych oraz rzeczywistą efektywność.

Ewidencja czasu pracy powinna zawierać liczbę dobowo przepracowanych godzin, obejmujących:

- Godziny nadliczbowe

- Niedziele i święta

- Pozostałe dni ustawowo wolne od pracy

- Urlopy

- Zwolnienia lekarskie

- Dyżury

- Nieobecności usprawiedliwione i nieusprawiedliwione

Narzędzia do kontroli i rozliczenia czasu pracy

Ewidencję i kontrolę oprogramowania można przeprowadzić przy pomocy narzędzi informatycznych, które automatyzują ten proces. Dzięki prostocie obsługi programu statlook, powiązanej z zaawansowanymi technologicznie mechanizmami skanowania, każdy administrator może w łatwy, a jednocześnie dokładny sposób dokonać ewidencji oprogramowania zainstalowanego w firmie.

W statlooku została zaimplementowana unikatowa technologia jednoznacznego rozpoznawania aplikacji. Co więcej jest ona odporna na “triki” pracowników starających się ukryć nielegalne aplikacje.

Dzięki jednemu narzędziu pracodawca może być pewien, że nic mu nie umknęło – system rozlicza czas pracy automatycznie, dla każdego pracownika. Dane prezentowane są w formie przejrzystych raportów, które można w razie potrzeby wydrukować lub zapisać w dowolnym formacie.

Prowadzenie rejestru w formie papierowej jest żmudne i nieefektywne. Narzędzia do kontroli i rozliczenia czasu pracy pomagają usprawnić ten proces:

- raportowanie przez pracownika o wykonanych w danym dniu czy tygodniu zadaniach

- bieżące monitorowanie i kontrola czasu pracy poszczególnych pracowników przez pracodawcę, do której zobligowany jest przez prawo pracy

- wprowadzanie informacji na temat każdego pracownika – zajmowanego stanowiska, działu, w którym pracuje, zakresie obowiązków, itp.

- sprawdzanie informacji na temat liczby przepracowanych godzin - statloook zlicza czas pracy od zalogowania się na komputerze do wylogowania

- przegląd wykorzystywanych w trakcie pracy programów, aplikacji i otwieranych plików

- generowanie raportów na podstawie kart na temat każdego z pracowników, bez konieczności wprowadzania informacji ręcznie

Ewidencja sprzętu komputerowego

Ewidencja oprogramowania jest podstawą profesjonalnego audytu legalności oprogramowania. Polega ona na wykonaniu szczegółowej ewidencji i kontroli oprogramowania zainstalowanego na komputerach w firmie oraz zebranie tych informacji w raporcie. Tylko ewidencja i kontrola oprogramowania gwarantuje precyzyjną wiedzę na temat posiadanych zasobów oraz pozwoli na ich uporządkowanie, uzupełnienie stanu licencji i wprowadzenie procedur zarządzania oprogramowaniem.

Skanowanie plików archiwalnych

Mechanizm skanowania dysków został dodatkowo wzbogacony o funkcjonalność skanowania plików archiwalnych. Sprytni użytkownicy niczego już nie ukryją - czy też poprzez zmianę nazwy plików lub skompresowanie w archiwach .zip czy .rar. Zwiększa to jeszcze bardziej dokładność ewidencji i kontroli oprogramowania, a zatem skuteczność audytu i bezpieczeństwo całej firmy.

Monitorowanie czasu pracy komputera

Oprócz czasu pracy i przerw system monitoruje także aktywność pracowników pracujących przy komputerach. Monitoring działań użytkowników to część systemu, dzięki której właściciel firmy lub manager zespołu ma możliwość sprawdzenia, z jakich aplikacji, stron internetowych i plików korzystał pracownik w czasie pracy, co pozwala zmierzyć efektywność pracy. Dane na temat czasu pracy zbierane są przez agentów automatycznie – nie trzeba osobiście kontrolować listy obecności – przy zalogowaniu agent natychmiast przesyła dane na serwer. Kontrola czasu pracy jest dzięki temu znacznie łatwiejsza i wygodna.